Synsätt

Synsätt

Dokument är mycket centrala som "informationsbärare" i alla företag och organisationer oavsett vilken verksamhet som bedrivs.

Bakgrund

I början av 1990-talet, då ordbehandlingsprogram infördes på bred front, var ofta kraven på mallar mycket enkla. I många organisationer tillverkade man själva mallar för olika ändamål. I många fall var mallarna inte enhetligt utförda och följde inte heller den grafiska profilen.

Mallar och dokumentstandard

I alla organisationer och företag bör det finnas en centralt fastställd dokumentstandard och en grundmall. Denna styr utseendet på dokument på alla nivåer i organisationen och i olika delsystem. Utifrån grundmallen skapas olika "specialmallar" för olika verksamheter och ändamål, det vill säga mallarna förses med olika fasta rubriker och texter.

Man kan säga att detta är grundreceptet för svenska dokument och blanketter och de mallar som de skapas från. Rent tekniskt ska mallarna också vara enhetligt utförda, det vill säga att användarna ska använda samma tillvägagångssätt oavsett vilken mall som används. Mallar som integreras i olika delsystem ska också följa grundmallen även om principen för användningen av mallarna skiljer sig åt.

Utbildning

  • Det är en självklarhet att användare erbjuds utbildning i användning av organisationens mallar och bakomliggande utgångspunkter i form av svensk dokumentstandard och organisationens grafiska uttryck.
  • Det är också viktigt att information om grundläggande funktionalitet, t ex för formatering av text och för att skapa tillgängliga dokument, tillhandahålls.
  • Utbildning måste naturligtvis också erbjudas fortlöpande, för befintlig personal men också ingå som ett moment i introduktionen för nyanställda.

Distributionen skedde ofta ut till varje enskild dator och med tiden var det lätt att tappa kontrollen över mallspridningen, något som skapade problem vid uppdatering av mallarna.

Bilden nedan beskriver de delar som man bör ta hänsyn till när det gäller att fastställa såväl dokument- som blankettstandard för att följa nationell standard, kraven på tillgänglighet och den grafiska profilen.

Ansvar och systemförvaltning

  • Användning  av kontorsstöd är i de flesta organisationer det system som har flest användare. Naturligtvis bör detta system omfattas av samma systemförvaltningsmodell som gäller för övriga system.
  • Systemägare, systemförvaltare och arbets- /referens-grupper bör således finnas och kanaler för support och förslag till kompletteringar och förbättringar vara etablerade.

FORMsoft AB

Ulvsbygatan 24 B

654 64 Karlstad

Kontakt:

E-post info@formsoft.se

Telefon 070-634 27 63

Organisationsnummer:

556761-9837

Innehar F-skattebevis

Copyright © FORMsoft AB